Objednávka

Objednávka je návrh na uzavření smlouvy. Proč se vyplatí ji mít písemně a jak se odkazuje na faktuře.

Objednávka je návrh na uzavření smlouvy. Přijetím objednávky (potvrzením) vzniká smlouva — a z ní pohledávka, kterou pak faktura dokládá.

Proč na ní záleží

Faktura sama o sobě neprokazuje, že si zákazník něco objednal. Ve sporu i při platebním rozkazu je řetěz objednávka → dodání → faktura to, co rozhoduje.

Nemusí to být formální dokument. Postačí e-mail „potvrzujeme objednávku 20 ks za 450 Kč/ks s dodáním do 15. 9.“ — písemné je i to.

Co v ní má být

kdo objednává a od koho
co, v jakém množství a jakosti
cena nebo způsob jejího určení
termín dodání
místo dodání a způsob převzetí

Chybí-li cena, smlouva vzniknout může (dohodne se cena obvyklá), ale spory o „obvyklost“ jsou vleklé.

Přijetí s výhradou

Odpověď, která návrh podstatně mění, není přijetí, ale nový návrh. Potvrdíte-li objednávku s jinou cenou nebo jiným termínem, smlouva vzniká až tehdy, když to zákazník odsouhlasí.

Nepodstatné dodatky (typicky odkaz na vlastní obchodní podmínky) mohou smlouvu uzavřít i tak, pokud druhá strana bez zbytečného odkladu neodmítne — proto se vyplatí odpovědi číst.

Na faktuře

Zákon číslo objednávky nežádá. Není v náležitostech daňového dokladu podle § 29 zákona o DPH ani v náležitostech účetního dokladu podle § 11 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Doklad bez něj je platný.

Přesto ho tam dejte, kdykoli objednávka existuje. Jsou pro to tři důvody:

Smlouva to může žádat. U rámcových smluv a veřejných zakázek bývá uvedení čísla objednávky podmínkou fakturace — a pak je porušením smlouvy, ne zákona, když chybí.
Velcí odběratelé bez něj neproplácejí. Jejich systém fakturu nespáruje s objednávkou a vrátí ji; zaplatíte to zpožděním o týdny.
Prokazuje, co bylo objednáno. Ve sporu je řetěz objednávka → dodání → faktura to, co rozhoduje.

V appce má číslo objednávky vlastní pole vedle data splatnosti a na dokladu stojí v bloku dat, ne u odběratele. Necháte-li pole prázdné, popisek se z dokladu skryje sám — mazat nic nemusíte.

Rámcová smlouva a dílčí objednávky

Při opakovaných dodávkách se uzavře rámcová smlouva (ceny, podmínky, splatnost) a jednotlivé dodávky se pak jen objednávají. Faktura pak odkazuje na obojí: číslo rámcové smlouvy i číslo dílčí objednávky.

Nejčastější chyba

Začít dodávat po telefonu. Ústní smlouva platí, ale neprokáže se. Stačí přitom shrnující e-mail: „Jak jsme se domluvili, dodáme… za… do…“ — a když zákazník nenamítne, máte v ruce doklad.

Druhá chyba je fakturovat víc, než bylo objednáno. Vícepráce se objednávají zvlášť, jinak je odběratel může odmítnout zaplatit — a bývá v právu.