Archivace dokladů

Daňové doklady se uchovávají deset let, účetní pět. Co znamená věrohodnost a neporušenost a stačí-li PDF v e-mailu.

Archivace je povinné uchování dokladů po zákonem stanovenou dobu ve stavu, ve kterém jsou čitelné a průkazné.

Jak dlouho

Doklad	Lhůta	Předpis
daňový doklad (DPH)	10 let	§ 35 ZDPH
účetní doklad	5 let	§ 31 zákona o účetnictví
účetní závěrka, výroční zpráva	10 let	§ 31 ZoÚ
mzdové listy a doklady k důchodu	30–45 let	zákon o organizaci sociálního zabezpečení

U dokladu, který je zároveň daňový i účetní — tedy u běžné faktury plátce — platí ta delší lhůta: deset let. Počítá se od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo, ne od data vystavení.

Tři vlastnosti, které se musí udržet

Zákon o DPH žádá po celou dobu uchování:

věrohodnost původu — je jisté, kdo doklad vystavil
neporušenost obsahu — obsah se od vystavení nezměnil
čitelnost — doklad jde přečíst bez zvláštního vybavení

Stačí PDF v e-mailu?

Ano, elektronická podoba je rovnocenná papírové. Ale „v e-mailu" je slabé místo: schránka se maže, poskytovatel mění pravidla a hledat po deseti letech konkrétní fakturu ve zprávách je bída.

Rozumné minimum je složka se zálohou pojmenovaná systematicky (rok / číslo dokladu) a k tomu bankovní výpisy, které úhrady dokládají. Tři soubory, které spolu sedí — objednávka, faktura, výpis — jsou lepší důkaz než jakýkoli podpis.

Elektronický podpis povinný není; je to jen jeden ze způsobů, jak věrohodnost zajistit.

Převod papíru do elektronické podoby

Papírový doklad lze naskenovat a dál uchovávat elektronicky, jsou-li zachovány tři vlastnosti výše. Originál pak není nutné držet — ale u dokladů, kde na papírové podobě záleží (celní doklady, originály s podpisem), se to nevyplácí.

Nejčastější chyba

Vyhodit doklady po pěti letech. Pětiletá lhůta je účetní; u DPH je desetiletá a týká se všech faktur plátce.