QRFaktura
Pokladní doklad
Příjmový a výdajový pokladní doklad dokládá pohyb hotovosti. Proč nenahrazuje fakturu a jak spolu souvisejí.
Pokladní doklad dokládá pohyb peněz v hotovosti. Existuje ve dvou podobách: příjmový (peníze do pokladny) a výdajový (peníze z pokladny).
Faktura a pokladní doklad nejsou totéž
Faktura je doklad o plnění — co jste dodali a za kolik. Pokladní doklad je doklad o pohybu peněz. Při hotovostní platbě vznikají oba a každý plní jinou roli:
| Faktura | Příjmový pokladní doklad | |
|---|---|---|
| co dokládá | dodání zboží či služby | přijetí hotovosti |
| komu slouží | oběma stranám k dani | pokladní evidenci |
| kdy vzniká | při plnění | při platbě |
Podrobněji to rozebírá článek o faktuře placené hotově.
Co na něm musí být
- označení „příjmový" nebo „výdajový pokladní doklad" a pořadové číslo
- kdo platí nebo přijímá — jméno a adresa
- částka číslem, zvykem je i slovy
- účel platby a odkaz na fakturu, které se platba týká
- datum a podpis pokladního a příjemce
Částku slovy zákon o účetnictví nežádá, ale je to stará dobrá pojistka: brání dopsání číslice.
Vazba na fakturu
Na pokladní doklad patří číslo faktury, kterou platba hradí. Bez toho se po roce nedá dohledat, co bylo zaplaceno — a při kontrole se z hotovostní tržby stane neprůkazný záznam.
Na faktuře se naopak uvede způsob úhrady „hotově"; QR platba na ni pak nepatří, protože hotovostní platbu QR kódem nikdo neprovede.
Limit hotovosti
Mezi týmiž osobami lze v jednom dni zaplatit hotově nejvýše 270 000 Kč. Nad limit musí platba jít bezhotovostně (zák. č. 254/2004 Sb.). Rozdělit jednu platbu na několik dní kvůli obcházení limitu je porušení zákona, ne chytrost.
Zjednodušený daňový doklad
U drobných hotovostních plateb do 10 000 Kč včetně daně se místo faktury často vystavuje zjednodušený daňový doklad — účtenka bez údajů o odběrateli.
Nejčastější chyba
Pokladní doklad místo faktury. Účtenka bez identifikace odběratele nedoloží výdaj u firmy nad limit; odběratel pak přijde o odpočet i o daňový náklad.
Druhá chyba je pokladna, která jde do mínusu. Záporný zůstatek hotovosti je fyzicky nemožný a v kontrole je to první věc, které si všimnou — obvykle znamená chybějící doklad nebo platbu ze soukromých peněz.