Elektronická faktura

Elektronický doklad je rovnocenný papírovému. Co k tomu zákon žádá, kdy je potřeba souhlas příjemce a co je evropská norma EN 16931.

Elektronická faktura je daňový doklad vystavený a přijatý v elektronické podobě. Zákon o DPH ji staví naroveň papírové (§ 26) — není to náhražka ani zjednodušení.

Dvě podmínky

1. Souhlas příjemce. Použití elektronické podoby vyžaduje souhlas osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje. Souhlas může být neformální a i konkludentní: kdo fakturu z e-mailu zaúčtuje a zaplatí, souhlasil.

2. Věrohodnost, neporušenost, čitelnost po celou dobu uchování. Tyhle tři vlastnosti jsou u elektronické faktury stejné jako u papírové a dají se zajistit několika způsoby:

kontrolními mechanismy — auditní stopa mezi objednávkou, dodacím listem, fakturou a bankovním výpisem
uznávaným elektronickým podpisem
elektronickou pečetí
EDI při dohodě o zabezpečení

První možnost stačí a používá ji drtivá většina podnikatelů. Elektronický podpis povinný není — je to jen jedna z cest.

Co je „elektronická" faktura a co ne

Naskenovaný papír, který jste odeslali e-mailem, je elektronický doklad. Rozhodující je, v jaké podobě byl vystaven a přijat, ne jak vznikl.

Naopak vytištěné PDF, které jste poslali poštou, je doklad papírový — a měnit formu po vystavení bez zachování obou podob je zdroj sporů.

Strukturovaná faktura a EN 16931

Vedle „faktury jako obrázku" existuje strukturovaná faktura, kterou přečte program: ISDOC v Česku, evropská norma EN 16931 ve veřejných zakázkách a v přeshraničním styku, přenášená sítí Peppol.

Veřejní zadavatelé v EU mají povinnost strukturované faktury přijímat. Dodavatelé je povinni posílat nemají — ale u velkých odběratelů to bývá smluvní podmínka.

Archivace

Elektronický doklad se uchovává elektronicky, 10 let. Tisknout ho do šanonu není zakázané, ale samo o sobě to neporušenost obsahu neprokáže; rozumnější je zálohovaný adresář a bankovní výpisy k němu.

Nejčastější chyba

Posílat fakturu jako upravitelný dokument. Doc nebo tabulka bez ochrany jsou pozvánka ke změně čísla účtu po cestě. PDF to nevyřeší úplně, ale odděluje běžnou nedbalost od úmyslu.