Zálohová faktura: kdy ji vystavit
Zálohová faktura je výzva k zaplacení části ceny předem. Není daňový doklad. Co na ni patří, co po ní následuje a jak se záloha odečte z konečné faktury.
Zálohová faktura je výzva k zaplacení části ceny předem. Používá se u zakázek, kde předem nakupujete materiál nebo kde je riziko, že zákazník po dodání nezaplatí.
Není to daňový doklad
Vystavením zálohové faktury vám nevzniká povinnost přiznat daň. Ta vzniká až přijetím úplaty. Proto na zálohovou fakturu nepatří označení „daňový doklad“ ani datum uskutečnění zdanitelného plnění — žádné se ještě neuskutečnilo.
Co appka na zálohovou fakturu napíše sama
Pod typ dokladu vysází větu „Toto není daňový doklad. Daňový doklad bude vystaven po přijetí platby." Platí to i tady: zálohová faktura vypadá jako faktura a bez té věty si z ní odběratelova účetní může uplatnit odpočet, na který nárok vznikne teprve dokladem k přijaté platbě.
Důvod nulové sazby appka na zálohové faktuře nevymáhá — na daňovém dokladu bez něj doklad nevytiskne (§ 29 odst. 2 ZDPH), tady ho jen nabídne. Naopak doložka o penále se u zálohové faktury nabízí, na rozdíl od proformy: sjednaná záloha je smluvní povinnost, takže s ní jde být v prodlení.
Co na ni patří
Kdo komu fakturuje, číslo dokladu, popis toho, na co se záloha vztahuje, částka zálohy, číslo účtu, variabilní symbol a splatnost. Dobré je uvést i celkovou cenu zakázky, aby zákazník viděl, kolik ještě zbývá.
Co následuje po zaplacení
Jste-li plátce DPH, vzniká vám přijetím platby povinnost přiznat daň a musíte vystavit daňový doklad k přijaté platbě do 15 dnů (§ 28 odst. 8 zákona o DPH). Na něm se daň z přijaté zálohy vyčíslí.
Neplátce nic takového nevystavuje — po dodání pošle běžnou fakturu.
Jak se záloha odečte
Na konečné faktuře uveďte celou cenu zakázky a zaplacenou zálohu jako položku se zápornou částkou. K úhradě pak zbude rozdíl.
Pozor na to, jakou částku do záporné položky zadat: patří tam základ daně ze zálohy, ne částka, kterou zákazník poslal. Appka počítá daň z ceny položky stejně u kladné i záporné, takže záloha 60 500 Kč zaplacená se sazbou 21 % se zadá jako −50 000 Kč; daň −10 500 Kč si doplní sama a odečte se celých 60 500 Kč. Kdo zadá rovnou −60 500 Kč, odečte si o daň ze zálohy víc a konečná faktura je špatně.
Na konečnou fakturu patří i odkaz na daňový doklad k přijaté platbě — jeho číslo, datum a částka. Bez něj odběratel nespáruje, kterou zálohu jste odečetli.
Kolik si říct
Obvyklá je záloha 30 až 50 % u zakázek s materiálem. U dlouhých projektů se místo jedné zálohy vyplatí dílčí fakturace — fakturujete po etapách a nemusíte financovat cizí zakázku ze svého.
Když zákazník zálohu nezaplatí
Záleží na tom, jestli je záloha sjednaná. Vystavíte-li zálohovou fakturu jen z vlastního rozhodnutí, bez opory ve smlouvě, není to vymahatelná pohledávka: dokud nedodáte, nemáte co vymáhat, a nezaplacená záloha je pro vás signál, ne dluh.
Je-li ale záloha ujednaná ve smlouvě (typicky u smlouvy o dílo), je její zaplacení smluvní povinností jako každá jiná. Pak ji vymáhat lze a prodlení se zálohou vám zpravidla zakládá právo plnění pozastavit, nebo od smlouvy odstoupit. Právě proto se zálohy do smlouvy píšou.