Náležitosti faktury: co na dokladu musí být

Kompletní seznam údajů, které musí faktura obsahovat — zvlášť pro plátce DPH a zvlášť pro neplátce. S odkazy na paragrafy a s tím, co se stane, když údaj chybí.

Faktura není jeden druh dokumentu. Zákon rozlišuje daňový doklad, který vystavuje plátce DPH, a účetní doklad, kterým fakturuje neplátce. Každý má jiný povinný obsah a zaměnit je není kosmetická chyba: chybí-li na daňovém dokladu náležitost, dostane se odběratel s odpočtem do důkazní nouze a fakturu vám vrátí. A neuzná-li mu ji nakonec finanční úřad, bude ten peníz chtít po vás.

Co musí obsahovat daňový doklad

Seznam stanoví § 29 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty. Doklad musí nést:

• označení osoby, která plnění uskutečňuje (dodavatele), a její DIČ
• označení osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje (odběratele), a její DIČ, má-li ho přidělené (tedy i u identifikované osoby, nejen u plátce)
• evidenční číslo dokladu — jednoznačné v rámci vaší číselné řady
• rozsah a předmět plnění: co jste dodali nebo jakou službu poskytli
• datum vystavení
• datum uskutečnění plnění (DUZP), nebo datum přijetí úplaty, pokud předchází
• jednotkovou cenu bez daně a slevu, není-li v jednotkové ceně zahrnuta
• základ daně
• sazbu daně — 21 % nebo 12 %
• výši daně v korunách

Kde je víc sazeb, musí být základ, sazba i daň uvedeny zvlášť pro každou z nich. Rekapitulace po sazbách není ozdoba, je to náležitost.

Co se často zapomíná

Kromě § 29 mluví do obsahu faktury ještě § 435 občanského zákoníku. Na obchodních listinách musí být jméno nebo obchodní firma, sídlo a údaj o zápisu do veřejného rejstříku včetně oddílu a vložky. U živnostníka je to údaj o zápisu do živnostenského rejstříku a příslušný úřad.

Věta tedy vypadá takhle:

Společnost je zapsána v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 100100.

nebo

Podnikatel je zapsán v živnostenském rejstříku vedeném MÚ Chotěboř.

Zvláštní sdělení podle § 29 odst. 2

V některých případech musí být na dokladu navíc konkrétní sdělení:

Zvláštní režim u cestovní služby a použitého zboží sem nepatří, i když se to tak často píše: povinné sdělení na doklad ukládají § 89 a § 90, ne § 29 odst. 2.

Nejčastěji se to týká § 92e — stavebních a montážních prací v tuzemsku. Tam je věta „daň odvede zákazník“ povinná a dodavatel daň nevyčísluje: položky jsou bez daně a přiznává ji odběratel.

Pozor na záměnu se sníženou sazbou podle § 48 (práce na dokončené stavbě pro bydlení). Tam žádnou větu na doklad psát nemusíte — zákon chce sazbu a výši daně, ne odkaz na paragraf, který sazbu odůvodňuje. Nárok na sníženou sazbu ale musíte umět prokázat finančnímu úřadu.

Když je na položce 0 %

Nula u položky sama o sobě neříká nic — a právě proto k ní skoro vždy patří věta. Zákon má na to dvě různé a každá platí za jiných okolností:

• „daň odvede zákazník“ (§ 29 odst. 2 písm. c)) tam, kde je osobou povinnou přiznat daň odběratel;
• odkaz na ustanovení, podle kterého je plnění osvobozené (§ 29 odst. 2 písm. a)), u osvobozených plnění.

Rozdíl není formální: u přenesené povinnosti daň odvede odběratel, u vývozu ji neodvede nikdo. Napsat na doklad tu druhou větu znamená tvrdit o dani něco, co se nestalo.

Poslední řádek se plete nejčastěji. Knihám se běžně říká „nulová sazba", jenže § 71i se jmenuje Osvobození od daně s nárokem na odpočet daně při dodání knihy — je to tedy osvobozené plnění a odkaz na ustanovení chce stejně jako vývoz. Doklad, na kterém místo něj stojí „DPH nulová 0 %", je neúplný.

U osvobozených plnění a u přenesené povinnosti naopak sazba ani výše daně na dokladu být nemusí (§ 29 odst. 3 písm. e)) — proto z něj v těchto případech sloupec DPH mizí a v rekapitulaci stojí důvod místo „0 %“.

V QRFaktuře se důvod vybírá v nastavení v části „Věty pod položkami" a příslušná věta se pak vysází pod položky sama. Dokud je na faktuře položka s 0 % a důvod vybraný není, appka doklad nevytiskne ani neuloží do přehledu — stejně jako když chybí zápis v rejstříku. Vybrat si je vždycky co — nula na položce se na daňovém dokladu bez některého z těch důvodů neobejde. U proformy a zálohové faktury appka nevynucuje nic: daňové doklady to nejsou, takže je zákon o tuhle náležitost nežádá.

Co vystavuje neplátce DPH

Neplátce daňový doklad nevystavuje, protože daň nevyčísluje. Vystavuje účetní doklad podle § 11 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Na jeho fakturu nepatří sazba, základ ani výše daně a doklad se neoznačuje jako daňový.

Zůstává jméno a sídlo, IČO, označení odběratele, číslo dokladu, datum vystavení, popis a cena. Zvykem — nikoli povinností — je připsat větu „Neplátce DPH“, aby odběratel nehledal daň, která tam být nemá.

Co povinné není, a přesto tam patří

Zákon nevyžaduje splatnost, číslo účtu, variabilní symbol ani QR kód. Bez nich vám ale nikdo nezaplatí, nebo zaplatí pozdě a bez identifikace platby.

• Splatnost. Když ji neuvedete, platí mezi podnikateli zákonná lhůta 30 dnů od doručení faktury (§ 1963 občanského zákoníku). Vůči spotřebiteli platí § 1958 — bez zbytečného odkladu po výzvě.
• Variabilní symbol. Bez něj se platba páruje ručně, a to znamená chybu nebo zpoždění.
• QR platba. Odběratel naskenuje a neopisuje číslo účtu ani částku.
• Číslo objednávky. Zákon ho nežádá, ale velcí odběratelé bez něj fakturu neproplatí — jejich systém ji nespáruje a vrátí. Bývá to i smluvní podmínka, zvlášť u rámcových smluv a veřejných zakázek.

Povinný není ani podpis a razítko. Daňový doklad se nepodepisuje. Odběratelé je ale pořád chtějí, tak je většina fakturačních nástrojů umí připojit.

Co dělat, když údaj chybí

Doklad, kterému chybí náležitost, není úplným daňovým dokladem. Nárok na odpočet tím nezaniká — § 73 odst. 5 zákona o DPH dovoluje prokázat ho jiným způsobem — ale odběratel musí dokazovat, což po nikom nechtějte: v praxi vám fakturu vrátí k opravě.

Opravuje se vystavením nového dokladu, ne přepsáním starého; původní číslo zůstává v číselné řadě.

Kde je hranice: chyba v údajích, které nemají vliv na výši daně (překlep v adrese), se doložením správného údaje zhojí snadno. U chybějícího DIČ tam, kde ho zákon žádá, a u údajů rozhodných pro výpočet daně finanční správa dokazování jiným způsobem neuznává — samotný § 73 odst. 5 tuhle výjimku nemá, plyne z jejího výkladu, ale v praxi se s ní počítá.

Další stránky

• Jak vzniká QR kód na faktuře: od řetězce k matici
• Jak má faktura vypadat: čtyři podoby jednoho dokladu
• Kódy bank v Česku a co znamenají