Náležitosti faktury: co na dokladu musí být

Kompletní seznam údajů, které musí faktura obsahovat — zvlášť pro plátce DPH a zvlášť pro neplátce. S odkazy na paragrafy a s tím, co se stane, když údaj chybí.

Faktura není jeden druh dokumentu. Zákon rozlišuje daňový doklad, který vystavuje plátce DPH, a účetní doklad, kterým fakturuje neplátce. Každý má jiný povinný obsah a zaměnit je není kosmetická chyba: chybí-li na daňovém dokladu byť jediná náležitost, odběratel si z něj nemůže odečíst DPH — a to je peníz, který bude chtít po vás.

Co musí obsahovat daňový doklad

Seznam stanoví § 29 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty. Doklad musí nést:

• označení osoby, která plnění uskutečňuje (dodavatele), a její DIČ
• označení osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje (odběratele), a její DIČ, je-li plátcem
• evidenční číslo dokladu — jednoznačné v rámci vaší číselné řady
• rozsah a předmět plnění: co jste dodali nebo jakou službu poskytli
• datum vystavení
• datum uskutečnění plnění (DUZP), nebo datum přijetí úplaty, pokud předchází
• jednotkovou cenu bez daně a slevu, není-li v jednotkové ceně zahrnuta
• základ daně
• sazbu daně — 21 % nebo 12 %
• výši daně v korunách

Kde je víc sazeb, musí být základ, sazba i daň uvedeny zvlášť pro každou z nich. Rekapitulace po sazbách není ozdoba, je to náležitost.

Co se často zapomíná

Kromě § 29 mluví do obsahu faktury ještě § 435 občanského zákoníku. Na obchodních listinách musí být jméno nebo obchodní firma, sídlo a údaj o zápisu do veřejného rejstříku včetně oddílu a vložky. U živnostníka je to údaj o zápisu do živnostenského rejstříku a příslušný úřad.

Věta tedy vypadá takhle:

Společnost je zapsána v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 100100.

nebo

Podnikatel je zapsán v živnostenském rejstříku vedeném MÚ Chotěboř.

Zvláštní sdělení podle § 29 odst. 2

Ve třech případech musí být na dokladu navíc konkrétní věta:

Nejčastěji se to týká § 92e — stavebních a montážních prací v tuzemsku. Tam je věta „daň odvede zákazník“ povinná a dodavatel daň nevyčísluje: položky jsou bez daně a přiznává ji odběratel.

Pozor na záměnu se sníženou sazbou podle § 48 (práce na dokončené stavbě pro bydlení). Tam žádnou větu na doklad psát nemusíte — zákon chce sazbu a výši daně, ne odkaz na paragraf, který sazbu odůvodňuje. Nárok na sníženou sazbu ale musíte umět prokázat finančnímu úřadu.

Co vystavuje neplátce DPH

Neplátce daňový doklad nevystavuje, protože daň nevyčísluje. Vystavuje účetní doklad podle § 11 zákona o účetnictví. Na jeho fakturu nepatří sazba, základ ani výše daně a doklad se neoznačuje jako daňový.

Zůstává jméno a sídlo, IČO, označení odběratele, číslo dokladu, datum vystavení, popis a cena. Zvykem — nikoli povinností — je připsat větu „Nejsem plátce DPH“, aby odběratel nehledal daň, která tam být nemá.

Co povinné není, a přesto tam patří

Zákon nevyžaduje splatnost, číslo účtu, variabilní symbol ani QR kód. Bez nich vám ale nikdo nezaplatí, nebo zaplatí pozdě a bez identifikace platby.

• Splatnost. Když ji neuvedete, platí zákonná lhůta 30 dnů (§ 1963 občanského zákoníku).
• Variabilní symbol. Bez něj se platba páruje ručně, a to znamená chybu nebo zpoždění.
• QR platba. Odběratel naskenuje a neopisuje číslo účtu ani částku.

Povinný není ani podpis a razítko. Daňový doklad se nepodepisuje. Odběratelé je ale pořád chtějí, tak je většina fakturačních nástrojů umí připojit.

Co dělat, když údaj chybí

Doklad, kterému chybí náležitost, není platným daňovým dokladem. Odběratel z něj nemůže uplatnit odpočet a bude po vás chtít opravu. Faktura se v takovém případě opravuje vystavením nového dokladu, ne přepsáním starého — původní číslo zůstává v číselné řadě.

Jedna výjimka stojí za zapamatování: chyba v údajích, které nemají vliv na výši daně (překlep v adrese), se dá zhojit doložením správného údaje jinak. Chybějící DIČ, sazba nebo DUZP se takhle zachránit nedají.

Další stránky

• Splatnost faktury: co platí, když si ji nesjednáte
• Neplátce DPH: jak má vypadat faktura
• DUZP: datum uskutečnění zdanitelného plnění